Accord de non divulgation modèle : Pourquoi et comment l’utiliser avec les freelances
Imaginez cette situation : vous avez engagé un freelance pour concevoir des éléments graphiques pour une nouvelle fonctionnalité de votre site web. Le travail est bien réalisé, vous le rémunérez, et la collaboration semble réussie. Quelques jours plus tard, vous découvrez que ce freelance a publié sur ses réseaux sociaux des captures d’écran du projet, dévoilant par inadvertance une fonctionnalité avant l’annonce officielle de votre entreprise. Une situation regrettable, n’est-ce pas ?
Ce type de divulgation non autorisée est fréquent pour les entreprises qui n’utilisent pas d’accord de confidentialité (NDA, Non-Disclosure Agreement). Outre ce risque, d’autres problèmes peuvent survenir : litiges sur la propriété intellectuelle, violations de données ou encore mauvaise utilisation des actifs de marque.
Pour éviter ces désagréments, il est fortement recommandé de conclure un NDA avant toute collaboration avec un freelance. Aujourd’hui, grâce aux modèles d’accord de confidentialité, cette démarche est devenue simple et rapide.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un modèle d’accord de confidentialité, les informations essentielles qu’il doit contenir, ainsi que les meilleures pratiques pour utiliser un document juridiquement contraignant.
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Qu’est-ce qu’un modèle d’accord de non-divulgation ?
Un modèle d’accord de non-divulgation est un document juridique pré-rempli qui contient déjà les sections et clauses clés. Il suffit donc de remplir les champs vides avec les informations requises. En général, les petites et moyennes entreprises choisissent un modèle d’accord de non-divulgation pour trois raisons principales :
- Le modèle est très facile à utiliser et permet à quiconque de créer un accord de non-divulgation sans aucune connaissance juridique.
- En utilisant un modèle, il n’est pas nécessaire de s’engager dans de longues consultations avec un avocat. L’accord est donc conclu plus rapidement.
- Le prix est fixe et abordable, même pour les entreprises dont le budget est serré.
En règle générale, un modèle d’accord de non-divulgation est relativement concis. Toutefois, en fonction de vos besoins, vous pouvez trouver des fournisseurs de modèles qui proposent à la fois des modèles d’accord de non-divulgation de base et des modèles d’accord de non-divulgation complets. La première option est idéale pour les accords standard où seules des clauses de confidentialité fondamentales sont requises, tandis que les modèles complets sont conçus pour des situations plus complexes.
Quelles sont les informations à inclure dans un modèle d’accord de confidentialité ?
Lorsqu’il s’agit de coopérer avec des free-lances, il suffit généralement de créer un formulaire standard d’accord de non-divulgation. Dans ce document, il est important de couvrir cinq points.
Informations générales sur les parties
Dans cette section, vous devrez fournir les informations clés concernant votre entreprise ainsi que le freelance avec lequel vous commencez à travailler. Le modèle comprend des champs désignés pour entrer les noms, adresses et autres informations identifiantes.
Champ d’application et durée
Ensuite, vous devrez couvrir les informations concernant la relation professionnelle que vous souhaitez explorer. Par exemple, si la personne travaille sur la création d’éléments de design pour votre site web, vous pouvez décrire en détail les tâches de conception que ce freelance devra accomplir.
De plus, il est important d’indiquer la date à partir de laquelle l’accord prendra effet, ainsi que la durée pendant laquelle l’accord restera en vigueur.
Informations confidentielles
Bien sûr, chaque document de non-divulgation comprend une section où vous devez définir les informations considérées comme confidentielles et protégées par l’accord. En effet, ici, vous pouvez préciser toutes les informations commerciales auxquelles un freelance aura accès. Cela peut inclure des supports de marque, des études sur le comportement des consommateurs, des analyses de marché, des sondages, etc.
Vous pouvez également spécifier des détails non confidentiels. Ce faisant, vous et le freelance aurez une compréhension claire de ce qui est classé comme matériel privé et ce qui relève des informations générales.
Devoirs de confidentialité
En plus des informations confidentielles, nous vous encourageons à ajouter des mesures spécifiques de confidentialité. Par exemple, si vous disposez d’un espace de travail en ligne, il est possible de préciser qu’un freelance ne peut accéder qu’à certains fichiers et travailler uniquement sur ceux-ci, sans possibilité de copier quoi que ce soit sur des appareils personnels.
Vous pouvez également interdire à la partie réceptrice d’entreprendre une activité concurrente, telle que le développement de produits ou services similaires, ou de travailler avec des entreprises qui pourraient potentiellement être vos concurrents.
Responsabilité
Le dernier point doit aborder les conséquences en cas de violation. Il est important de définir clairement les actions qui seront prises si l’accord est enfreint. Dans la plupart des cas, ces actions incluent des pénalités financières, la possibilité de résilier l’accord, ainsi que la couverture des dommages supplémentaires.
À quelle fréquence un accord de non-divulgation doit-il être révisé ou modifié ?
Comme pour tout autre document juridique, il est important de revoir l’accord de non-divulgation de temps en temps et de le modifier dans les situations suivantes :
- En cas de modification des tâches ou des responsabilités d’un free-lance (par exemple, un free-lance a été engagé pour concevoir une bannière de site web, mais s’est ensuite vu confier la tâche de mettre à jour des documents de marketing)
- Lorsque la quantité d’informations confidentielles reçues par la personne change (par exemple, un free-lance qui s’est vu confier une mission supplémentaire de mise à jour de documents marketing peut être exposé à une quantité beaucoup plus importante d’informations sensibles) ;
- Lorsque la coopération est prolongée (par exemple, l’accord initial a été conclu pour une période de trois mois, mais le free-lance a continué à travailler sur de nouvelles tâches).
Créez un accord de non-divulgation avec AdminTech
Vous connaissez maintenant tous les points importants d’un accord de non-divulgation. Mais comment choisir un modèle fiable ?
Si vous exercez votre activité en Suisse, vous pouvez bénéficier des contrats en ligne d’AdminTech. Dans leur bibliothèque de documents, vous trouverez plus de 1 000 modèles de documents, dont un modèle d’accord de non-divulgation.
AdminTech est spécialisé dans les contrats en ligne suisses et facilite le processus de remplissage des modèles. Au lieu de devoir télécharger et remplir les formulaires manuellement, vous pouvez remplir les champs du contrat en ligne et voir comment le document est personnalisé en temps réel. Ce qui est encore plus utile, c’est que l’accord de non-divulgation créé sera sauvegardé dans votre profil et pourra être facilement modifié en cas de changement des responsabilités, du niveau de confidentialité ou de la période de travail.
Ainsi, la prochaine fois que vous commencerez à collaborer avec un freelance, n’oubliez pas de créer un accord de non-divulgation juridiquement contraignant. Il ne vous faudra que 10 minutes pour préparer un document qui vous protégera à long terme.
